Plus votre réponse sera en adéquation avec la demande de l’acheteur plus vos chances de remporter un marché augmentent
Le Code de la commande publique impose un certain formalise aussi bien aux acheteurs qu’aux candidats pour garantir la transparence et l’accès à toutes les entreprises. Les différentes données et pièces ont pour objectif de permettre à l’acheteur de vérifier et d’apprécier les capacités juridiques, économiques et financières, techniques et professionnelles des candidats et de les comparer.
Par conséquent, il est essentiel de bien lire les différents éléments du DCE afin de pouvoir :
produire l’ensemble des documents demandés dans le RC
Ces documents permettent à l’acheteur de vérifier que votre structure fournira les garanties techniques, professionnelles et financières permettant de mener à terme l’ensemble des prestations du marché.
adapter votre proposition technique, méthodologique et financière précisément sur les besoins exprimés par l’acheteur
Le RC, le CCAP et le CCTP vous donnent des informations importantes pour savoir quelle plus-value mettre en avant.
Attention :
– Les renseignements fournis doivent être impérativement liés à l’objet du marché.
– Soyez rigoureux lors de la préparation de ces documents car s’ils sont mal remplis ou incomplets, votre candidature peut être déclarée irrecevable.
– Chaque pièce du dossier doit être bien identifiée. Évitez les pièces inutiles.
Rendez votre candidature plus efficace en adaptant la présentation des éléments de candidature au processus de sélection pratiqué par les acheteurs
Chaque organisme public publiant des marchés développe ses propres procédures et formulaires sur la base du Code de la commande publique. L’analyse des offres se déroule cependant généralement selon 2 étapes semblables. A chaque étape l’acheteur procède à 2 examens distincts avant de choisir à quelle entreprise il attribue le marché. Pour en savoir plus sur la différence entre « dossier de candidature » et « dossier de l’offre », rendez-vous sur le site du Service public.
1e étape : l’analyse des « candidatures » → l’acheteur vérifie la capacité des candidats à exécuter le marché
Attention : si le dossier du candidat n’est pas complet ou s’il ne correspond pas aux exigences de l’acheteur, celui-ci peut demander des compléments d’informations, mais il peut aussi sanctionner le candidat et rejeter son offre sans prendre connaissance de la véritable offre du candidat.
Pour passer le 1er examen, il faut justifier sa responsabilité juridique :
L’acheteur analyse la responsabilité juridique du candidat, notamment en vérifiant que le candidat ne rentre dans aucune catégorie d’interdiction de soumissionner à un marché public et en s’assurant que le dossier de candidature est complet. Dans cet objectif, il visionne d’abord le formulaire de candidature (DC1 et DC2 ou formulaire de candidature propre à l’acheteur), les diverses déclarations sur l’honneur, l’extrait du Kbis ou les statuts de l’association, les attestations de régularités fiscale (datée de moins d’1 an) et sociale (datée de moins de 6 mois), etc. Voir la liste des documents à produire pour justifier sa capacité juridique sur cette page.
Pour passer le 2e examen, il faut justifier ses capacités professionnelles, techniques et financières
A cette étape, l’acheteur vérifie les chiffres d’affaires (global et spécifique au domaine d’activité faisant l’objet du marché public), la validité des assurances sur risques professionnelles. Il évalue également si les références professionnelles et les moyens (effectifs des personnels, équipement technique correspondent au besoin du marché. Voir la liste des documents à produire pour justifier ses capacités professionnelles et techniques sur cette page.
2e étape : l’analyse des « offres » → l’acheteur choisit l’offre économiquement la plus avantageuse
Au cours de cette étape, l’acheteur public a la possibilité de demander des précisions ou compléments aux candidats sous condition qu’il ne s’agit que de simples précisions ou compléments de la teneur de l’offre. A cet étape d’acheteur évalue les offres en consultant, entre autres, l’AE, le BUP, ainsi que le mémoire technique rédigé par vos soins. Voir la liste des documents à produire pour présenter son offre sur cette page.
Pour passer le 1er examen de cette étape, il faut démontrer que son offre est conforme au cahier des charges du marché.
Attention, l’acheteur rejettera les offres incomplètes ou non conformes aux documents de la consultation (offre irrégulière), les offres qui ne respectent pas la législation en vigueur ou qui excédent les crédits budgétaires alloués au marché (offre inacceptable) ainsi que les offres sans rapport avec le besoin estimé (offre inappropriée). Le RC cependant d’un MAPA peut définir dans certains cas des dispositions spécifiques à une négociation.
Pour passer le 2e examen, il faut démontrer que son offre, comparée aux autres offres, est la plus avantageuse selon les critères définies par l’acheteur
Les critères intervenant pour la sélection des candidats sont précisés dans le RC ou dans l’avis de publicité.
L’acheteur peut concevoir librement son DCE en l’adaptant à ses besoins, tant qu’il respecte les formalités imposées par le Code de la commande publique.
Au sujet du dossier de « candidature » par exemple, beaucoup d’acheteurs proposent aux candidats d’utiliser encore les formulaires DC1, DC2 ou DC4. Depuis le 1er avril 2019 cependant, le formulaire électronique appelé DUME est censé remplacer les DC1 et DC2. Parallèlement certains acheteurs ont également élaboré leur propre formulaire de candidature. Malgré tous ces différents formats possibles, l’obligation de respecter le Code de la commande publique, permet de retrouver néanmoins à peu près les mêmes informations aux mêmes endroits.
Le candidat peut utiliser les formulaires proposés par l’acheteur dans le DCE, mais il n’est pas obligé et peut se servir d’autre formats pour transmettre les informations demandées.
Pour gagner du temps, le candidat peut par exemple réutiliser le formulaire électronique DUME (voir l’encadré ci-dessous), il devra cependant vérifier au cas par cas que toutes les informations demandées par l’acheteur sont indiquées dans son document de candidature.
Gagnez du temps en créant des dossiers de justificatifs à réutiliser pour des candidatures ultérieures
Les formalités à produire lors d’une candidature à un marché public, peuvent paraître nombreuses. La plupart cependant peuvent vous servir à des candidatures ultérieures. Certaines plateformes dématérialisés, par exemple le service DUME, permettent également aux candidats à ne plus avoir à fournir un document lorsque celui-ci a déjà été transmis à une administration (conformément au programme « Dites-le nous une fois » développé par le Secrétariat général pour la modernisation de l’action publique – SGMAP). Dans tous les cas, vous gagnerez beaucoup de temps en constituant un dossier numérique que vous mettrez à jour et adapterez à chaque nouvelle candidature (chiffre d’affaires, attestation fiscale, attestation d’assurance, références…) en fonction de l’objet du marché et de l’évolution de votre activité.