Communiquer et animer la démarche de prévention

L’analyse de vos interlocuteur·rice·s vous permet de savoir comment communiquer pour les mobiliser en faveur de la démarche de prévention des risques professionnels 

• Il est important de savoir ce qui les intéresse ce qui les motive, ce qui pourrait entraîner leur adhésion
• Identifier la langue pertinente et le niveau de langage (familier, courant, soutenu…) pour votre public

Comment communiquer auprès des différents types d’interlocuteur·rice en fonction du niveau de leur intérêt et de leur envie de se mobiliser pour une démarche de prévention des risques

• Les moteurs : reconnaissez leur travail et leur implication, valoriser leur contribution, sinon il y a un risque qu’ils ou elles deviennent des « désabusé·e·s ».
• Les adhérent·e·s : intégrez les aux démarches, demandez leur avis, donnez leur des responsabilités. Ils ou elles peuvent ainsi devenir des « moteurs ».
• Les désabusé·e·s / sceptiques : ils ou elles ont besoin d’être remotivé·e·s car, peut-être suite à des déceptions précédentes. Souvent ils ou elles étaient des ancien·ne·s « moteurs ». Valorisez les sur des actions qu’ils ou elles ont réalisées, intégrez les dans des actions simples à fortes chances de succès, dites leur que l’on compte sur eux, maintenez le dialogue.
• Les attentistes : demandez leur leurs avis, leurs idées par une « écoute active » », préparez des arguments pour les convaincre, proposez leur de participer.
• Les opposant·e·s : écoutez leurs arguments, cherchez à les motiver, à les convaincre, voyez quels peuvent être leur centres d’intérêt. Sinon, soyez « semi-directif » et décidez de leur place dans l’organisation, avec des points réguliers.

Le National Institut Democratic recommande d’élaborer une stratégie de communication en répondant aux questions suivantes :

• Quel est votre principal message ?
• Pourquoi les gens devraient-ils écouter ?
• Vous avez besoin du soutien de qui ?
• Quels messages les convaincront ?
• Comment et quand allez-vous les atteindre ?
• Qui sont vos meilleurs messagers ?
• Quel est votre but ? Qu’est-ce que vous voulez dire et pourquoi ? Qu’attendez-vous de vos interlocuteurs ? Comment saurez-vous si avez atteint votre but ?

Un message efficace est :

• clair
• construit
• concis
• convaincant
• connecté au contexte

et toujours délivré avec conviction.

Voici quelques exemples d’arguments « d’autorité » :

• « C’est une obligation réglementaire »
• « C’est une obligation du règlement intérieur »
• « C’est une demande du client »
• « Il y a un risque de sanction en cas de non-respect des consignes »

En psychologie (analyse transactionnelle) on parle de registre parents-enfants :

• « N’encombrez pas les portes coupe-feu ! »
• « Tenez la rampe de l’escalier ! »
• « Portez vos équipements de protection ! »
• « Mettez votre casque ! »
• « Respectez les limitations de vitesse ! »
• « Ne mélangez pas les produits chimiques ! »

Ces messages ont l’intérêt d’être factuels et de se centrer sur les consignes simples à respecter pour être en sécurité – mais le caractère « injonctif » peut être contre-productif pour certaines personnes.

Recadrer un collaborateur qui ne respecte pas les consignes de sécurité est une responsabilité de l’animateur sécurité.

La méthode du D.E.S.C est une approche recommandée pour formuler une critique constructive

Selon wikipedia, « Cette méthode fondée en 1970 par A. Sharon Bower et Gordon H. Bower et paru dans leur livre Asserting Yourself nous montre les différentes démarches pour régler le plus clairement et efficacement possible les conflits. Cette méthode consiste à formuler les problèmes le plus clairement, objectivement et rationnellement possible que les salariés rencontre avec leurs collègues. La méthode DESC permet de développer une meilleure communication entre les employés. Pour que cette méthode fonctionne, il faut l’approbation unanime de l’ensemble de l’équipe. Elle permet lors de faute d’un employé, collaborateur, de pouvoir régler les conflits dans un climat apaisé et sans colère. »

La méthode DESC peut-être conjuguée avec la méthode « Sandwich », une manière d’avancer une critique en l’enrobant de compliments :

1. Commencez par une remarque positive et factuelle, justifiée
2. D : Décrivez les faits
   • 1ere étape : présentez la situation avec des faits concrets et observables.
   • Si vous avez plusieurs faits à reprocher, essayez de les regrouper. Souvent ces faits font partie du même problème.
3. E : Expliquez les problèmes que pose ce comportement, exprimez votre ressenti
   • 2e étape : exprimez ce que vous ressentez devant ce comportement ou cette situation
   • Expliquez les problèmes que cela pose pour le service ou dans l’équipe
4. S : Spécifiez des solutions
   • 3e étape : proposez des solutions pour améliorer la situation
   • Les solutions doivent être claires, réalistes et réalisables
   • Suggérez quelques solutions, demandez l’avis de la personne
   • Demandez à la personne de proposer ses propres idées
   • Trouvez un accord sur les solutions à apporter
5. C : Conséquences positives des solutions et Confiance dans le ou la collaborateur·rice
   • 4e étape : terminez en disant que vous comptez sur la personne et que vous lui faites confiance pour adopter les nouvelles règles
   • Donnez les conséquences positives
   • Si nécessaire, donnez les conséquences négatives et les inconvénients si le problème persiste (y compris le risque de sanction)
   • Prévoyez de se revoir dans les semaines suivantes pour faire un point

• En créant un lien personnel et informel
• En employant une communication non violente
• En demandant le respect des consignes comme un service : « fais-le pour moi, sinon j’aurai des problème »
• En montrant que vous avez les mêmes objectifs
• En félicitant et en encourageant les conduites positives

Intérêt : les personnes appliqueront les consignes pour garder une communication positive avec vous.

Inconvénient : elles ne sont pas forcément convaincues du bien-fondé de la démarche.

• Les personnes suivront les comportements des autres salarié·e·s
• Ils et elles se conformeront à ce qu’ils voient dans leur environnement
• L’exemplarité des cadres est très important

Cette démarche est centrée sur les salarié·e·s

• Rappelez que l’objectif des actions de préventions des risques professionnels est de préserver ce capital santé des salarié·e·s, pendant tout leur temps de présence dans la structure, et au-delà.
• Rappelez l’importance de préserver leur santé pour leur environnement privé
• Trouvez des arguments pour relier les risques d’un accident sur leur vie privée (« Si tu te blesses, tu ne pourras plus conduire tes enfants à l’école », « Si tu as un accident, tu ne pourras plus jouer au foot », « Tu peux avoir des séquelles graves », etc.)
• Rendez les salarié·e·s acteur·rice de leur prévention : demandez pourquoi il ou elle ne respecte pas les consignes, demandez leur ce qu’il faut faire

Selon la démarche « analyse transactionnelle », il faut trouver le bon positionnement pour communiquer.

L’analyse transactionnelle identifie 3 états de communication :

1. Le « Moi Parent »
   Ici deux facettes se côtoient : le côté autoritaire (« Tu dois », « Il faut », donne les consignes, oriente, juge, « Tu dois mettre tes EPI », « Tu dois venir à l’heure ») et le côté protecteur (« Si tu as besoin d’aide, appelle-moi », « Si tu as un souci, je suis dans mon bureau »).
2. Le « Moi Adulte »
   Il nous fait adopter un comportement approprié pour trouver des solutions dans des situations délicates.
   L’Adulte écoute, recueille les faits et les reformule.
   Il est rationnel, il cherche à comprendre et à expliquer.
   Il se base sur des faits, des informations fiables.
   Il traite et analyse l’information.
   Il évalue les pour et les contre.
   Il trouve des solutions.
   Il contrôle ses émotions, reste calme et n’envenime pas les conflits.
   Il cherche à être compétent et à régler les problèmes, sans conflits.
3. Le « Moi Enfant »
   Il est influencé par ses émotions : la tristesse, la colère, la joie et la peur, la sociabilité et la créativité.
   Trois facettes se côtoient :
   • l’enfant spontané, qui exprime spontanément et librement ses émotions (« Ce n’est pas juste », « Je n’aime pas », « Elles sont moches ces chaussures », « Je suis ridicule avec mon casque…)
   • l’enfant adapté-soumis, qui cherche à s’intégrer à son entourage (« Je suis bon et vais les mettre mes lunettes, mais il y en a d’autres qui ne les portent pas »), mais qui peut se déresponsabiliser facilement
   • l’enfant rebelle qui conteste l’ordre établi (« Non, je ne les porterai pas mes lunettes ! ») et peut même être manipulateur.

L’état qu’il faut solliciter est l’état adulte

Parfois, les autres états de communication peuvent être contre-productifs, par exemple :

• « Il faut que tu mettes tes lunettes et ton casque chaque fois que tu vas sur un chantier » – (Moi Parent)
  Le côté autoritaire peut réveiller l’enfant rebelle (« Non , je ne les mettrai pas ») ou l’enfant adapté-soumis (« Bon d’accord ») mais qui risques de se déresponsabiliser
• « Je suis obligé de te demander de porter tes lunettes de sécurité, ce n’est pas moi, c’est la direction qui l’exige » (Moi Enfant)
  Cela peut amener le ou la collaborateur·rice à répondre avec son Moi Parent (« Tu viens de le dire que c’est la direction qui l’impose, combien de fois il va falloir leur dire qu’on ne veut pas porter de lunettes ?! »)

Voici quelques exemples d’une communication « adulte »

• « On rentre sur le chantier, ils font des travaux avec les échafaudages, tu as bien pris ton casque »
• « Le sol est très glissant en cuisine, pense bien à mettre tes chaussures de sécurité »
• « Tu te rappelles que le règlement intérieur, que tu as eu à ton arrivée, prévoit que tu dois respecter les zones de circulation piétons ? Il y a beaucoup de risques de collision, car les caristes n’ont pas toujours une bonne visibilité. Le passages piétons sont en jaune »

Certains problèmes de communication viennent tout simplement du fait que le destinataire du message ne peut pas le réceptionner.

Voici quelques exemples d’obstacles à la communication :

• Ton de voix
• Expéditeur et destinataire ne parlent pas le même langage
• Expéditeur et destinataire ne parlent pas de la même chose
• Expéditeur et destinataire parlent le même langage mais à différents niveaux
• Absence d’écoute
• Un environnement distrayant ou des parties prenantes distraites
• L’atmosphère ne se prête pas au dialogue
• Problème d’audition
• Trop de bruit
• La distance
• Manque d’intérêt
• Les préjugés
• Expéditeur et destinataire n’ont pas les mêmes interprétations
• Perception

Les mots que l’on prononce ne comptent que pour 7% pour nos interlocuteur·rice·s.

Les facteurs déterminant la façon dont votre message est perçu :

• votre voix comptent pour 38 % : le ton, la hauteur, le débit
• la communication portent 55% du message perçu : notre corps (tenue vestimentaire, gestes, position, démarche, etc.) et surtout notre visage (expression, regard, sourire, etc.)

Ci-dessous, en cliquant sur l’image, un modèle de livret d’accueil à télécharger :

Choisissez vos actions en fonction des objectifs poursuivis.

Activités statiques 

• Faites circuler les affiches, bannières et autres supports de prévention des risques professionnels, car ils ont une durée de vie limitée. Vous pouvez par exemple faire mettre en place la rotation des affiche à travers les différents unités de travail de l’entreprise. L’humour dans les affiches attire l’attention des collaborateur·rice·s, mais attention, il ne faut pas que la forme l’emporte sur le fond du message à passer.
• Faites participer les enfants des collaborateur·rice·s à la prévention des risques professionnels en leur demandant de dessiner leur père ou mère au travail. Utilisez les meilleurs dessins pour faire un calendrier d’entreprise ou des cartes de Noël en ajoutant une règle de santé et de sécurité au travail sur chaque dessin. Ceci permettra de faire véhiculer un nouveau message de prévention des risques professionnels chaque mois de l’année. Voici une proposition d’étapes de réalisation :
  • Choisissez un  prix de participation pour chaque enfant
  • Remettez à chaque collaborateur·rice la description du concours avec le relevé de paie d’octobre et l’affichez sur le babillard de la santé et sécurité au travail
  • Recevez les dessins des enfants au secrétariat avant le 5 novembre
  • Affichez l’ensemble des dessin du 6 au 15 novembre par exemple dans la cafétéria
  • Sélectionnez les 12 plus beaux dessins
  • Développez 12 règles de la prévention des risques professionnels
  • Imprimez un calendrier à partir des douze dessins
  • Remettez le calendrier à chaque collaborateur·rice de l’entreprise lors de la fête de Noël
• Placez des napperons spécial prévention des risques professionnels sur les tables de la cafeteria et inscrivez-y des jeux questionnaires, le nom des membres du comité, les activités de votre plan d’action de l’année, des « cherchez l’erreur ».
• Collez des étiquettes spécial prévention des risques professionnels sur les miroirs avec l’inscription suivante : « Voici la personne qui s’implique en prévention des risques professionnels »
• Ajoutez au relevé de paie des notes spécifiques à la prévention des risques professionnels
• Prenez des photos de vos actions en faveur de la prévention des risques et affichez-les. Une image vaut mille mots. C’est une façon visuelle de démontrer l’implication de la direction et de vos collaborateur·rice·s
• Faites la promotions des risques professionnels par petites « capsules » d’information spécifique, par exemple les risques liés au nettoyage des vêtements avec l’air comprimé
• Centralisez les règles de prévention des risques professionnels dans un petit livret de poche à remettre aux collaborateur·rice·s
• Organisez un quizz « Sécurité » avec une petite récompense pour les 3 premier·e·s. Ci-dessous, en cliquant sur l’image, vous pouvez télécharger un modèle de quizz « Sécurité » à adapter à vos besoins spécifiques :
  

Activités dynamiques

• Réalisez un sondage auprès des collaborateur·rice·s afin d’identifier certains risques dans l’usine et les solutions pour résoudre les problèmes. Veillez toujours à faire connaître les résultats de votre sondage et le suivi des actions entreprises
• Proposez un concours entre les services : la meilleure tenue des lieux, le plus haut taux de participation des collaborateur·rice·s à des suggestions d’amélioration. Offrez une récompense collective pour remercier les collaborateur·rice·s de leur participation
• Invitez un·e collaborateur·rice accidenté·e à venir donner son témoignage sur les conséquences de son accident
• Utilisez l’humour par le biais d’une pièce de théâtre, d’une parade de mode des équipements de protection individuelle. Ça détend, ça fait réfléchir et ça crée l’ouverture à la discussion et à l’échange avec les collaborateur·rice·s.
• Offrez de la formation aux collaborateur·rice·s afin de les motiver davantage à la prévention. Utilisez le jeu comme moyen d’apprentissage
• Organisez une semaine de la prévention des risques professionnels avec plusieurs actions différentes. Le climat s’en portera mieux. Créez un climat de fête, par exemple en organisant un diner payé par la direction.
• Réunissez régulièrement les collaborateur·rice·s d’un même service avec leurs encadrant·e·s pour un « Quart d’heure sécurité ». Ces réunions peuvent être de courte durée et fréquentes, par exemple une fois par mois sur un thème spécifique. Véhiculez des messages importants pour la prévention des risques professionnels, faites participer les collaborateur·rice·s à la discussion
• Installez une boîte à suggestions une ou deux fois par année sur une courte période. Ne la laissez pas en permanence accrochée au mur, car elle fini pas ne plus être utilisée.
• Mettez à disposition des collaborateur·rice·s des formulaires afin qu’ils ou elles puissent rapporter des incidents. Le comité assure un suivi et propose des recommandations si nécessaire.
• Faites participer, une fois par an, la direction à une inspection de l’entreprise avec les membres du comité. Ça donne plus de crédibilité à la politique de la prévention des risques professionnels et ça démontre aux collaborateur·rice·s que celle-ci est une valeur d’entreprise importante.